اصطلاحات اکسس را به زبان ساده :

اصطلاحات پایه:

هدف ما در حرفه آموزان آشنایی شما با بعضی از اصطلاحات پایه در نرم افزار اکسس میباشد.

1. پایگاه داده (Database)

پایگاه داده مثل یک جعبه اطلاعات است که در آن داده‌ها را مرتب نگهداری می‌کنیم. به طور مثال، اطلاعات مربوط به دانش‌آموزان یک مدرسه یا فیلم‌های یک آرشیو در یک پایگاه داده ذخیره می‌شود.

2. جدول (Table)

جدول یک لیست از اطلاعات است که در پایگاه داده قرار دارد. مثلاً یک جدول می‌تواند شامل اطلاعات مربوط به دانش‌آموزان، مثل نام، سن و نمرات باشد.

3. فیلد (Field)

فیلد یک ستون در جدول است که نوع خاصی از اطلاعات را ذخیره می‌کند. مثل ستون “نام” که فقط نام دانش‌آموزان را نگهداری می‌کند.

4. رکورد (Record)

رکورد هر ردیف در جدول است که اطلاعات یک فرد خاص را شامل می‌شود. مثلاً رکورد یک دانش‌آموز شامل نام، سن و نمرات او است.

5. کلید اصلی (Primary Key)

کلید اصلی یک شماره یا شناسه است که به هر رکورد در جدول اختصاص داده می‌شود تا آن را از بقیه رکوردها متمایز کند. مثلاً هر دانش‌آموز یک کد شناسایی منحصر به فرد دارد.

6. کلید خارجی (Foreign Key)

کلید خارجی یک فیلد است که به کلید اصلی یک جدول دیگر اشاره می‌کند. مثلاً در جدول نمرات، “کد دانش‌آموز” به “کد شناسایی” در جدول دانش‌آموزان اشاره می‌کند.

7. پرس‌وجو (Query)

پرس‌وجو مثل یک سوال است که از پایگاه داده می‌پرسید. مثلاً می‌توانید از اکسس بپرسید “تمام دانش‌آموزانی که نمره بالاتر از ۱۸ دارند چه کسانی هستند؟”

8. فرم (Form)

فرم‌ها مثل صفحات اینترنتی هستند که به شما اجازه می‌دهند داده‌ها را وارد کنید. مثلاً می‌توانید یک فرم برای وارد کردن نمرات دانش‌آموزان داشته باشید.

9. گزارش (Report)

گزارش‌ها مثل صفحات چاپی هستند که داده‌ها را به شکل مرتب و زیبا نمایش می‌دهند. مثلاً یک گزارش از تمام نمرات دانش‌آموزان که می‌توانید چاپ کنید.

10. ماکرو (Macro)

ماکروها مثل دستورات خودکار هستند که به اکسس می‌گویند چه کارهایی انجام دهد. مثلاً با یک ماکرو می‌توانید کاری کنید که وقتی روی یک دکمه کلیک کردید، یک فرم باز شود.

11. ارتباط (Relationship)

ارتباط یعنی اینکه داده‌ها در جداول مختلف به هم متصل شوند. مثلاً می‌توانید جدول نمرات را به جدول دانش‌آموزان متصل کنید تا بدانید هر نمره متعلق به کدام دانش‌آموز است.

12. نوع داده (Data Type)

نوع داده مشخص می‌کند که هر فیلد چه نوع اطلاعاتی دارد. مثلاً یک فیلد می‌تواند برای وارد کردن فقط اعداد یا فقط تاریخ‌ها باشد.

13. محدودیت (Constraint)

محدودیت‌ها قوانینی هستند که به اکسس می‌گویند چه داده‌هایی درست هستند. مثلاً می‌توانید بگویید که فیلد “سن” باید فقط اعداد مثبت باشد.

14. مجموعه داده (Dataset)

مجموعه داده یعنی گروهی از داده‌ها که شما انتخاب کرده‌اید. مثلاً یک مجموعه داده ممکن است شامل تمام نمرات بالای ۱۸ باشد که از یک پرس‌وجو آمده است.

15. وضعیت طراحی (Design View)

وضعیت طراحی یعنی نمایی که در آن می‌توانید ساختار جدول‌ها یا فرم‌ها را ویرایش کنید. مثل وقتی که می‌خواهید ترتیب ستون‌ها را تغییر دهید.

16. وضعیت داده (Data View)

وضعیت داده نمایی است که در آن می‌توانید داده‌ها را مشاهده و ویرایش کنید. مثل زمانی که اطلاعات را وارد یا ویرایش می‌کنید.

17. گروه‌بندی (Grouping)

گروه‌بندی یعنی اینکه داده‌ها را بر اساس یک ویژگی خاص دسته‌بندی کنید. مثلاً می‌توانید دانش‌آموزان را بر اساس کلاس‌هایشان گروه‌بندی کنید.

18. پرس‌وجوی انتخابی (Select Query)

پرس‌وجوی انتخابی یعنی اینکه از بین تمام داده‌ها، فقط داده‌هایی که به سوال شما پاسخ می‌دهند را انتخاب کنید. مثلاً انتخاب دانش‌آموزانی که نمره‌شان بالاتر از ۱۸ است. بله، در اینجا چند اصطلاح دیگر اکسس برای نوجوانان توضیح داده می‌شود:

19. فیلتر (Filter)

فیلتر به شما این امکان را می‌دهد که تنها داده‌هایی را ببینید که شرایط خاصی را دارند. مثلاً می‌توانید فقط دانش‌آموزانی را ببینید که نمره‌شان از ۱۵ بیشتر است، بقیه داده‌ها پنهان می‌شوند.

20. محاسبات (Calculations)

محاسبات در اکسس به شما این امکان را می‌دهند که داده‌ها را با هم جمع یا تفریق کنید یا میانگین بگیرید. مثلاً می‌توانید میانگین نمرات یک کلاس را محاسبه کنید.

21. لیست کشویی (Drop-down List)

لیست کشویی یک فیلد است که به کاربر امکان می‌دهد از میان گزینه‌های مختلف یکی را انتخاب کند. مثلاً برای انتخاب جنسیت، می‌توانید گزینه‌های “مرد” و “زن” را در یک لیست کشویی داشته باشید.

22. چک‌باکس (Checkbox)

چک‌باکس به شما این امکان را می‌دهد که یک گزینه را انتخاب یا لغو کنید. مثلاً می‌توانید از چک‌باکس‌ها برای نشان دادن “آیا گذراندن دوره تکمیل شده است؟” استفاده کنید.

23. ویژوال بیسیک (Visual Basic)

ویژوال بیسیک یک زبان برنامه‌نویسی است که در اکسس برای ایجاد ماکروهای پیشرفته‌تر و اتوماسیون کارها استفاده می‌شود. این زبان به شما اجازه می‌دهد برنامه‌های خاصی بسازید که از طریق اکسس اجرا شوند.

24. حساب‌های جمعی (Aggregate Functions)

حساب‌های جمعی توابعی هستند که به شما امکان می‌دهند تا محاسباتی مثل جمع، میانگین، بیشترین و کمترین مقدار را روی داده‌ها انجام دهید. مثلاً می‌توانید مجموع نمرات همه دانش‌آموزان را محاسبه کنید.

25. نظارت بر داده‌ها (Data Validation)

نظارت بر داده‌ها به شما این امکان را می‌دهد که مطمئن شوید داده‌هایی که وارد می‌کنید درست هستند. مثلاً می‌توانید اطمینان حاصل کنید که در فیلد “سن” فقط اعداد مثبت وارد می‌شود.

26. پیوست (Attachment)

پیوست‌ها به شما این امکان را می‌دهند که فایل‌ها، عکس‌ها یا اسناد دیگر را به رکوردهای جدول خود اضافه کنید. مثلاً می‌توانید یک عکس از دانش‌آموز را به رکورد او اضافه کنید.

27. انتخاب پیشرفته (Advanced Filter)

انتخاب پیشرفته به شما کمک می‌کند تا داده‌ها را با شرایط پیچیده‌تری فیلتر کنید. مثلاً می‌توانید دانش‌آموزانی را فیلتر کنید که نمراتشان بین ۱۵ و ۲۰ باشد و جنسیت‌شان مرد باشد.

28. توابع (Functions)

توابع ابزارهایی هستند که برای انجام کارهای خاصی مثل محاسبات یا تبدیل داده‌ها به کار می‌روند. مثلاً از تابع “Sum” برای جمع کردن اعداد استفاده می‌کنید.

29. استعلام (Index)

استعلام به معنی جستجو و مرتب‌سازی سریع داده‌ها در پایگاه داده است. این کار سرعت دسترسی به داده‌ها را بیشتر می‌کند، مخصوصاً زمانی که داده‌های زیادی دارید.

30. مرتب‌سازی (Sorting)

مرتب‌سازی به شما این امکان را می‌دهد که داده‌ها را به ترتیب خاصی مثل از کم به زیاد یا برعکس مرتب کنید. مثلاً می‌توانید دانش‌آموزان را بر اساس نمراتشان از بالاترین به پایین‌ترین مرتب کنید.